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base de données RGPD

Comment avoir une base de données conforme à la RGPD ?

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est une loi européenne entrée en vigueur en mai 2018. Il vise à protéger les droits fondamentaux des personnes physiques et à réguler la collecte et l'utilisation de leurs données personnelles. Cette réglementation a également un impact important sur les entreprises traitant des données personnelles, notamment celles qui gèrent des bases de données clients ou prospects.

Sommaire :

  1. Comprendre les exigeants de la RGPD pour les bases de données B2B
    1. Les principes clés du RGPD
    2. Les conséquences de la non-conformité d'une base de données
  2. Mettre en place des mesures pour se conformer au RGPD
    1. Cartographier ses données
    2. Identifier les données personnelles
    3. Limiter la collecte et le traitement de données
    4. Informer les collaborateurs, clients et prospects
    5. Mettre en place des mesures de sécurité pour les données
  3. Et après ? Maintenir la conformité avec la RGPD
    1. Les limites de conservation des bases de données
    2. Le droit à la suppression
    3. Les mises à jour en fonction de changements de la RGPD
    4. La formation et la sensibilisation des employés à la protection des données
  4. Bonus : une base de données B2B conforme à la RGPD


Comprendre les exigences du RGPD pour les bases de données B2B

Les principes clés du RGPD

Pour récolter des données contacts conformes au RGPD, les entreprises doivent respecter certaines règles juridiques de base pour garantir la protection des données personnelles de leurs clients et prospects. Voici quelques points clés à prendre en compte :

  1. Consentement explicite : Les entreprises doivent obtenir le consentement explicite et libre de chaque personne pour collecter, stocker et utiliser ses données personnelles à des fins spécifiques. Les entreprises doivent également donner la possibilité aux personnes de retirer leur consentement à tout moment.
  2. Transparence : Les entreprises doivent informer clairement les personnes de l'utilisation qui sera faite de leurs données personnelles et des droits qu'elles ont sur ces données.
  3. Minimisation des données : Les entreprises doivent collecter uniquement les données personnelles nécessaires à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont collectées. Les données doivent être limitées à ce qui est strictement nécessaire.
  4. Sécurité : Les entreprises doivent prendre des mesures appropriées pour protéger les données personnelles contre tout accès, utilisation, divulgation ou destruction non autorisés.
  5. Durée de conservation limitée : Les entreprises doivent conserver les données personnelles pendant une durée limitée et proportionnée à la finalité pour laquelle elles ont été collectées.

Les conséquences de la non-conformité d'une base de données

Les entreprises qui ne respectent pas les obligations imposées par le RGPD peuvent être sanctionnées par la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) en France. Les sanctions peuvent inclure :

  • des avertissements,
  • des amendes administratives (elle dépend de la gravité de l'infraction et du chiffre d'affaires annuel de l'entreprise).
  • et même des poursuites judiciaires en cas de violation grave de la réglementation.

Les entreprises peuvent également subir des conséquences sur leur réputation et leur image de marque, ainsi que sur la confiance de leurs clients.

Mettre en place des mesures pour se conformer au RGPD

La protection des données personnelles est un enjeu crucial dans la société actuelle, et les entreprises sont de plus en plus sensibilisées à l'importance de garantir la sécurité et la confidentialité des informations qu'elles collectent auprès de leurs clients et employés. Dans ce contexte, constituer et mettre en place des mesures pour se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est devenue une priorité pour de nombreuses organisations.

Cartographier ses données

Egalement connue sous le nom d'inventaire des traitements de données personnelles, est une méthode permettant de recenser et de documenter l'ensemble des traitements de données personnelles réalisés par une organisation. Cette cartographie vise à identifier les différentes activités de traitement de données personnelles effectuées par l'entreprise, ainsi que les données personnelles collectées, les finalités du traitement, les destinataires des données et les mesures de sécurité mises en place.

Les avantages de la cartographie des traitements sont nombreux. Elle permet notamment de :

  • Mieux comprendre l'utilisation des données personnelles par l'entreprise ;
  • Identifier les traitements de données personnelles qui peuvent présenter un risque pour la vie privée ;
  • Déterminer les mesures de sécurité nécessaires pour protéger les données personnelles ;
  • Assurer la conformité aux exigences du RGPD ;
  • Favoriser la transparence et la confiance entre les entreprises et les individus.

L'identification des données personnelles

La première étape pour se conformer au RGPD consiste à identifier les données personnelles que l'entreprise collecte, traite et stocke. Le RGPD définit les données personnelles comme toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement. Cela inclut les noms, les adresses, les numéros de téléphone, les adresses e-mail, les identifiants en ligne, les données de localisation, les données de comportement, les informations financières, les données de santé, etc.

La limitation de la collecte et du traitement des données

Une fois que les données personnelles ont été identifiées, la prochaine étape consiste à limiter la collecte et le traitement de ces données. Le RGPD exige que les entreprises ne collectent que les données nécessaires à leur activité, et qu'elles les traitent de manière légale, équitable et transparente.

Ex : vous demandez la date de naissance d'un prospect afin de lui offrir une produit ou solutions lors d'une campagne emailing.

Pour se conformer à cette exigence, les entreprises doivent évaluer la pertinence de chaque donnée qu'elles collectent et s'assurer qu'elles ont une base légale pour le traitement de ces données. Elles doivent également informer les personnes concernées de manière transparente sur la manière dont leurs données sont collectées, traitées et stockées, ainsi que sur leurs droits en matière de protection des données.

Informer ses collaborateurs, clients et prospects.

Dans le contexte professionnel, l'employeur est un responsable de traitement de données personnelles pour ses employés, en vertu du contrat de travail et du code du travail. Cependant, les employés doivent être informés des raisons pour lesquelles leurs données sont collectées et traitées, malgré cette nécessité, afin de garantir la transparence et le respect de la vie privée.

De même, les entreprises sont responsables du traitement des données personnelles de leurs clients, même pour les données relatives à la gestion du contrat. Par conséquent, elles doivent informer leurs clients des raisons pour lesquelles leurs données sont collectées, de la durée de leur conservation et des droits qu'ils ont sur leurs données.

Par exemple, une entreprise de commerce en ligne doit informer ses clients de la collecte et du traitement de leurs données personnelles pour traiter leur commande, ainsi que du droit de ces clients de demander la suppression de leurs données personnelles après la fin du contrat.

La mise en place de mesures de sécurité pour les données

Enfin, les entreprises doivent mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles qu'elles collectent et traitent. Le RGPD exige que les entreprises prennent des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données, en fonction du niveau de risque associé à chaque traitement de données.

Cela peut inclure la mise en place de contrôles d'accès, la cryptage des données, la pseudonymisation, la sauvegarde régulière des données, la formation des employés sur la sécurité des données, etc. Les entreprises doivent également élaborer un plan de réponse aux incidents de sécurité pour gérer les violations de données et les informer rapidement les personnes concernées et l'autorité de contrôle compétente.

Et après ? Maintenir la conformité avec le RGPD

Les limites de conservation des bases de données

Les données doivent être traitées pendant une durée limitée et cohérente avec les objectifs poursuivis. Il existe 3 types d'archivage des données personnelles :

  • L'archivage courant (ou conservation en base active) correspond à la phase où les données personnelles sont en cours d'utilisation pour atteindre l'objectif pour lequel elles ont été collectées. Les données sont donc facilement accessibles pour les services opérationnels qui sont en charge de ce traitement.
  • L'archivage intermédiaire intervient lorsque les données personnelles ne sont plus utilisées pour atteindre l'objectif fixé, mais qu'elles présentent encore un intérêt administratif pour l'organisme ou doivent être conservées pour répondre à une obligation légale. Les données peuvent être consultées de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées.
  • Enfin, l'archivage définitif correspond à la phase où certaines informations sont archivées de manière définitive et pérenne, en raison de leur valeur et de leur intérêt. Cela peut être le cas, par exemple, pour des archives historiques ou des documents importants pour l'entreprise.

Le droit à la suppression des données personnelles

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) donne à toute personne concernée par le traitement de ses données personnelles le droit de demander à l'entreprise qui traite ces données de les supprimer. Ce droit est également connu sous le nom de droit à l'effacement ou "droit à l'oubli".

Le droit à la suppression des données est un droit fondamental prévu par le RGPD pour protéger la vie privée des individus. Ce droit permet à une personne de demander à l'entreprise de supprimer toutes les données personnelles la concernant, sauf dans certains cas exceptionnels, tels que lorsque l'entreprise a une obligation légale de conserver ces données, ou lorsqu'elle les utilise pour des raisons d'intérêt public.

Si une personne exerce son droit à la suppression des données, l'entreprise doit supprimer toutes les données personnelles la concernant, y compris les sauvegardes et les copies, dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande, sauf si des exceptions s'appliquent.

Les mises à jour en fonction des changements du RGPD

Le RGPD est un texte réglementaire en constante évolution, et il est essentiel pour les entreprises de suivre les changements et les mises à jour apportés à cette réglementation. Les entreprises doivent être informées des derniers développements en matière de protection des données et être en mesure de s'adapter aux changements réglementaires.

Cela peut inclure la mise en place d'un processus de veille réglementaire, la participation à des formations spécialisées pour comprendre les nouveaux développements réglementaires, ou encore la mise en place d'un comité de conformité au RGPD pour suivre les mises à jour et les changements réglementaires.

La formation et la sensibilisation des employés à la protection des données

Les employés jouent un rôle crucial dans la protection des données personnelles au sein des entreprises. Il est donc essentiel de former et de sensibiliser les employés à la protection des données. Les employés doivent être conscients des risques potentiels liés à la collecte, au traitement et au stockage des données personnelles.

Les entreprises doivent organiser des formations pour les employés pour leur apprendre les meilleures pratiques en matière de protection des données, les informer sur les risques potentiels et les sensibiliser à l'importance de respecter les exigences du RGPD. Les entreprises peuvent également mettre en place des politiques internes pour garantir que les employés respectent les normes de sécurité des données.

En conclusion, pour avoir une base de données conforme au RGPD

En conclusion, se conformer au RGPD est un processus continu qui exige une vigilance constante de la part des entreprises.

Adressez-vous à votre DPO (une personne interne ou externe à votre entreprise) pour être informer des processus de traitements et des législations autour de la RGPD.

En identifiant les données personnelles qu'elles collectent, en limitant leur collecte et leur traitement et en mettant en place des mesures de sécurité appropriées, les entreprises peuvent garantir la confidentialité et la sécurité des données de leurs clients et employés. En outre, elles renforceront leur confiance auprès des visiteurs, clients et prospects de votre entreprise.

Decidento

Un base de données entreprises et de contacts conforme à la RGPD

Decidento s’engage à préserver la sécurité des données personnelles afin qu’elles ne soient ni déformées ni détériorées ni accessibles par un tiers qui n’y serait pas autorisé. Les utilisateurs accèdent aux données Decidento via un identifiant et un mot de passe personnel et complexe et disposent d’une autorisation conforme à leurs besoins. Ces informations sont archivées pendant une durée maximum de 2 ans après la clôture du contrat, dans le cadre de ses obligations légales.

Les données B2B obtenues par Decidento proviennent de nombreuses sources (presse, site web, données légales, réseaux sociaux, etc). Vous pouvez les consulter sur notre page "Nos sources".

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